Documentació per a les Juntes de seccions

Funcionament de l'entitat

Horari de Lluïsos de Gràcia:

Dilluns-Dijous: 9h – 23:45h

Divendres: 9h – 0:15h

Dissabte: 9h – 0:15h

Diumenge: 9h – 21:30h

(es poden veure modificats per temes Covid)

A l’estiu els horaris canvien. Reviseu web!

Horari de secretaria: dilluns i dimecres de 16 a 20h i dimarts i dijous de 16 a 19h

Horari comptabilitat: el dilluns i el dimecres de 16h a 20:30h. Recomanen enviar un correu electrònic per concertar cita presencial comptabilitat@lluisosdegracia.cat

Horari del terrat i del pati: es tanquen a les 22h

* Per a necessitats especials d’horari, cal demanar-ho expressament a recepció. En el cas de requerir conserge, aquest cost l’haurà d’assumir la secció.

Pre-inscripcions de secció:

L’interessat emplena un formulari a la web

La secció, amb el vostre usuari i contrasenya, podeu veure les sol·licituds per gestionar-les. Els acceptats s’hauran de fer socis.

Cal respondre a tothom, admesos i no admesos.

 

Alta de soci:

El futur soci haurà d’anar presencialment a secretaria per emplenar la fitxa. Se l’informarà de les quotes i podrà aclarir qualsevol dubte que tingui a veure amb l’entitat.

En el moment de lliurar la fitxa haurà de fer el pagament de la inscripció de soci de 37 €. Si té familiars directes l’import serà de 20 € i estan exempts de la inscripció les famílies nombroses i monoparentals.

  • Si el soci triga a formalitzar la seva inscripció, se li acumularan quotes, pel que us demanem que insistiu que facin el tràmit l’abans possible.

 

Baixa de soci:

  • Si la secció té constància d’una baixa, és important que ens ho comuniqui, però sempre ha de dirigir el soci a secretaria (presencialment o per email), perquè consti per escrit el tràmit.

 

Les baixes, per evitar cobraments no desitjats i devolucions, s’hauran de comunicar màxim abans del dia 20 de cada mes.

 

Canvis de grups o equips

A l’inici de curs cal comunicar a secretaria els canvis d’equips i unitats d’AE i GMM

 

Altes i baixes de membres de les juntes de les seccions

A l’inici de curs cal comunicar a secretaria els membres que formen les juntes directives de les seccions (altes i baixes dels membres directius)

Lluïsos beca als seus dirigents i a aquelles persones/famílies que ho necessitin.

Beques dels dirigents:

El dirigents dels Lluïsos estan becats de la quota de soci sempre que no facin cap activitat i no rebin cap rescabalament o compensació econòmica per la tasca que fan.

– A inici de curs la secció ha d’enviar a secretaria el llistat dels becats.

Beques soci:

L’entitat i la secció poden becar a socis que ho necessitin. Es recomana becar una part de la quota i no la totalitat.

En el cas de la beca de la quota de Lluïsos, l’aprovació definitiva es farà en junta, prèvia petició i argumentació de la secció.

– Les beques es revisen cada inici de curs i cal demanar-les expressament.

ESPAIS I MATERIAL recepcio@lluisosdegracia.cat

COM RESERVAR UN ESPAI per fer un acte o activitat extraordinari
1. La reserva es fa a recepció i es pot fer presencial, per telèfon o email i l’ha de fer un responsable de la secció.
2. Es recomana reservar amb la màxima antelació possible l’espai requerit i l’horari, així com l’activitat que es realitzarà.
És important que informeu a recepció en cas d’anul·lar o canviar l’activitat, ja que l’espai que utilitzeu quedarà alliberat per a algú que ho necessiti.,
També és important saber quan les seccions feu una sortida o activitat extraordinària, per poder donar resposta a les possibles consultes a recepció.

★ A les sales, sempre hi ha d’haver la presència d’un adult responsable (monitor, entrenador, etc.).

FOTOCÒPIES
Cada secció disposa d’un codi per a fer fotocòpies a secretaria.

ENDREÇA I NETEJA DELS ESPAIS
Endreça:
Cal ser conscients que els espais, mobiliaris i materials són de tots, i que cal cuidar-los entre tots. Així doncs, és important que els espais que usem els deixem sempre nets i endreçats.
El material que es treu de qualsevol sala, s’ha de tornar un cop acabada l’activitat. És a dir, que les cadires, taules, pianos, pissarres, etc, que s’agafen d’una sala, han de retornar-se a la sala d’on s’han tret, una vegada acabada l’activitat.

Neteja:
Si al final de l’activitat es veu que hi ha necessitat de fer-hi una escombrada (o fregada puntual), cal demanar el material de neteja a recepció, on es disposa de material per a netejar (escombres, fegatines, bosses d’escombraries, etc.).
★ Amb activitats que generen més residus dels ordinaris (una festa, un taller, etc.), cal demanar una bossa i llençar-ho directament als contenidors de la plaça.

MANTENIMENT manteniment@lluisosdegracia.cat
Manteniment, vol dir que es repara i/o canvia allò que per l’ús quotidià, o per un accident, es trenca o espatlla.
Si una secció necessita que des de manteniment s’ajudi en alguna cosa, cal comunicar-ho amb antelació per correu. Manteniment AJUDARÀ en allò que sigui possible.
Així mateix, cal comunicar si es detecta o es veu alguna cosa espatllada o trencada.

Recordeu que tenim unes bústies (una per cada secció), al costat de l’escala principal, i que cal revisar-les i buidar-les amb regularitat. Per això, demaneu la clau a recepció.

TERRAT i PATI
Hem de fer un bon ús del terrat i del pati, que són espais oberts.
Cal respectar les normes de convivència: no cridar, no posar música alta, no fer soroll a partir de les 22:00h
També cal recollir el que s’embruta (papers, llaunes, closques de pipes, etc) i endreçar les cadires utilitzades.
Us recordem que no està permès fumar ni al pati ni al terrat.

COM RESERVAR MATERIAL I QUIN ÚS EN PODEM FER?
1. Informar a recepció amb la màxima antelació possible de la necessitat de material.
2. La reserva es pot fer presencial, per telèfon o email i l’ha de fer un responsable.
3. Es demana que tingueu MOLTA CURA del material, per tal que tingui una llarga durada i tots en puguem fer ús.
4. Material que es pot fer servir:
• 1 Altaveu gran
• 1 Micròfon i cable per l’altaveu gran
• 1 Peu de micròfon de taula
• PC portàtil
• 2 Projectors (un en VGA, l’altre amb HDMI)
• 1 joc d’altaveu petit per PC
• 3 Allargaments elèctrics de rotllo
• 10 Taules grises (n’hi ha 10 més però s’usen diàriament)
• 60 Cadires de fusta
• 2 Barbacoes de peus
• 6 Graelles
• 1 Cremador de gas gran
• 12 Bombones de butà
• 2 Carpes
• 1 Urna

★ El material no es pot treure de l’entitat sense autorització expressa de Gerència.

★ Cal retornar el material prestat, als llocs d’on s’han tret. És a dir: taules grises, cadires, barbacoes, allargadors, tarimes, etc. han de guardar-se al mateix lloc d’on s’han tret.

En cas de fer malbé un material cal avisar a recepció i s’intentarà reparar conjuntament.

És important que a recepció es tingui coneixement de de totes les sortides de les seccions (excursions, campaments, campus, casals). Cal informar a recepcio@lluisosdegracia.cat.
Aquesta informació és útil per l’entitat i també perquè sovint les famílies truquen demanant-la.
• Sense emplenar la fitxa d’excursió no es transferiran els diners sol·licitats a la targeta moneder.

Si ens poseu en còpia oculta (recepció) als emails que envieu a les famílies informant de les excursions, us estalvieu un tràmit.

OCUPACIÓ DEL TEATRE teatre@lluisosdegracia.cat
Lluïsos Teatre és un espai compartit de forma fixa per:

• grups de teatre amateur de la casa (GFT Sotacabina, Sotacabina i 4 grups de tallers)
• residències artístiques (dues convocatòries l’any)
• programació de titelles escolar i familiar
• lloguers externs (que permeten la viabilitat econòmica de l’espai)

RESERVA DEL TEATRE

1. Informar, amb la màxima antelació possible, de la data que es vol ocupar, de l’activitat que s’hi vol dur a terme i de les hores que es necessitarà l’espai (idealment calculant muntatge i desmuntatge –tècnic, escenogràfic i d’altra naturalesa), enviant un correu
2. Un cop determinada una data: acord del pressupost -tècnic, neteja, moure cadires. Es recorda que s’apliquen preus especials per les seccions
3. Dues setmanes abans de l’acte (si hi ha aquest marge): especificar les necessitats de material i tècniques (en la mesura del possible, fer una escaleta pel tècnic). En aquest moment, s’estableix un contacte directe entre el tècnic i la secció.
4. Un cop realitzat l’acte: facturació per part de Lluïsos Teatre
5. Cal tenir en compte que en les següents situacions, caldrà avisar amb temps:
a. Si es necessiten tarimes
b. Si és necessari moure les cadires de la platea
c. Tècnic previ al dia de l’obra

NORMES D’ÚS DEL TEATRE

• Per motius de seguretat no es pot modificar l’aforament pactat. La capacitat màxima del teatre és de 178 persones.
• No està permès entrar begudes ni menjar dins del teatre.
• No està permès moure les butaques de la platea sense prèvia confirmació per part de la persona responsable del teatre.
• Si no es respecta l’horari acordat en el moment de fer la reserva, les hores de més de tècnic es facturaran a part.
• La responsabilitat de l’accés a la sala és de la secció que en faci ús, a menys que se sol·liciti prèviament la necessitat d’una persona que se n’ocupi.
• Per l’ús d’aigua, confetti, fum o elements que puguin deteriorar les instal·lacions del teatre, caldrà consultar prèviament amb la persona que gestiona l’espai i amb el tècnic.

Informació extra:
El teatre disposa d’un magatzem que és d’ús exclusiu de GFT i Sotacabina. Si cal guardar temporalment quelcom dins el mateix, caldrà comunicar-ho a la persona responsable del teatre, i rebre la conformitat.

TRESORER aroura@lluisosdegracia.cat
A inici de curs cal informar a secretaria del tresorer de la secció. El tresorer és qui podrà sol·licitar diners i haurà de revisar les facturacions i l’estat de comptes mensuals de la secció.
El tresorer disposarà d’una targeta moneder, on se li ingressaran les bestretes que sol·liciti al llarg del curs per a la secció.

PRESSUPOST sgarcia@lluisosdegracia.cat
Pressupost del curs:
A finals de curs cal enviar la proposta del pressupost pel següent curs.
En aquest pressupost s’hi han d’incorporar totes les despeses i ingressos esperats, ordinaris i extraordinaris. El pressupost pot tenir un resultat positiu o negatiu, en funció del romanent que es disposa d’altres cursos o que es preveu obtenir en el futur.
La proposta ha de ser revisada i aprovada pel tresorer de la junta de Lluïsos.
Enviament d’estats comptables:
Cada mes es revisa el pressupost de l’entitat i les seccions.
La tercera setmana de mes, s’enviarà a la secció el seu estat comptable (tancament mensual de despeses i ingressos), perquè el seu tresorer el revisi i faci els comentaris o gestions necessàries amb la persona de comptabilitat.

FACTURACIÓ secretaria@lluisosdegracia.cat
Cada principi de mes es factura per avançat al soci la quota de Lluïsos i la quota de la secció mensual. El rebut és pel dia 1 del mes.
★ Cap el dia 20 del mes s’envia a les seccions la previsió de la facturació que li correspon, perquè la secció tingui temps de revisar i modificar el que cregui convenient abans de la facturació definitiva del 26 de mes.
Un cop s’ha facturat es remet novament els imports facturats a cada secció.

Facturacions especials:
Una secció pot tenir la necessitat de facturar una quota extra (per un viatge, una activitat especial, un torneig, etc.). Aquestes facturacions s’haurien d’incloure a la facturació mensual o, extraordinàriament, el dia 10 de cada mes.
Per tant, només es facturarà el 26 i el 10 de cada mes.

BESTRETES comptabilitat@lluisosdegracia.cat
Cal demanar una bestreta per correu electrònic o presencialment, una setmana abans de tenir efectius els diners.
Cada cop, caldrà omplir un full de tresoreria, que podeu recollir a secretaria o el rebreu a principis de curs per correu electrònic.
★ Els diners es lliuraran el divendres de la setmana següent a la sol·licitud.
Preferiblement s’ingressaran els diners a la targeta moneder o, si cal pagar alguna despesa directament, es farà des de Lluïsos la transferència (reserva casa de colònies, compra de bitllets, etc.)

Les targetes moneder:
Cada secció pot sol·licitar una targeta moneder, que es posarà a nom del tresorer o tresorera de la secció. Aquesta servirà per fer els pagaments als establiments que l’acceptin, o bé mitjançant reintegrament al caixer automàtic disposar dels diners en efectiu.

Justificació de les bestretes:
15 dies després de l’entrega dels diners caldrà personar-se a secretaria per entregar a la persona de comptabilitat els justificants dels diners gastats i/o retorn dels diners no gastats.

COMUNICACIÓ I IMATGE GRÀFICA comunicacio@lluisosdegracia.cat
La persona que s’encarrega de la comunicació de Lluïsos us pot ajudar a fer cartells, a pensar en l’estratègia comunicativa per a les vostres activitats i fer-vos reforç en la difusió de la informació a través de les xarxes de l’entitat.

IMATGE ENTITAT
★ És important que en les comunicacions de les vostres activitats, hi sigui present Lluïsos de Gràcia. La principal forma de fer-ho és a través de l’ús del logotip de l’entitat, sobretot en les comunicacions externes.
Podeu descarregar el logotip de Lluïsos de Gràcia en diferents formats, la signatura per personalitzar el correu o les plantilles per a word o PowerPoint en aquest apartat del web: https://lluisosdegracia.cat/serveis/imatge-corporativa/

CARTELLERIA
Recomanem utilitzar la franja amb el logo i l’adreça de Lluïsos en els vostres cartells per tal de mantenir una coherència comunicativa i fer que la informació s’identifiqui com a part de Lluïsos de Gràcia.

Podeu descarregar la franja i el logo aquí: https://lluisosdegracia.cat/serveis/imatge-corporativa/

COMUNICACIÓ INTERNA

Cartelleres de Lluïsos
Tenim 13 cartelleres en tot l’edifici on podem posar-hi les activitats internes que fem a la casa. Els cartells podeu dissenyar-los vosaltres o demanar-nos ajuda. També els podeu imprimir a secretaria amb el vostre codi de la fotocopiadora o bé demanar-nos pressupost per imprimir-los amb els proveïdors amb els que treballem.

Web i agenda www.lluisosdegracia.cat
Es poden enviar informacions per tal de posar-les a la pàgina web i a l’agenda de Lluïsos. La informació ha d’incloure imatges en format JPG i han de tenir una qualitat entre 300KB i 1MB. El text ha de tenir com a mínim 350 caràcters i explicar què, qui, quan, com i on. Si es tracta d’una activitat, també s’ha d’informar del preu o si és gratuïta i on es podran comprar les entrades.

Xarxes Socials
Tenim actius una pàgina de Facebook, un compte de Twitter i un perfil d’Instagram. Ens podeu trobar i citar a @lluisosdegracia. Si teniu informacions que voleu que compartim ens podem citar o fer arribar la informació per correu electrònic per tal de programar-la a les Xarxes de Lluïsos.

Butlletí setmanal
Cada dimecres publiquem la informació sobre les activitats que fem a Lluïsos i a les diferents seccions. S’envia els dimecres a totes les persones sòcies que han acceptat rebre’l.
★ Per poder publicar una notícia o informació cal que es faci arribar a la persona de comunicació abans del dilluns de cada setmana.

Memòria:
A final de curs us demanarem una memòria de les activitats de la secció per tal de poder elaborar la memòria llarga i breu de l’entitat.

Pantalla:
Al vestíbul de l’entitat comptem amb una cartellera digital on podem programar informació general de l’entitat i específica d’activitats de les seccions.

COMUNICACIÓ EXTERNA

Tenim contacte i col·laborem amb l’Ajuntament de Barcelona i la seu del Districte de Gràcia. També tenim acords de suport en la comunicació el Consell Nacional de la Joventut i amb la Secretaria Nacional de Joventut. Treballem en xarxa amb altres entitats del barri i del territori a més a més de ser membres de la Federació d’Ateneus de Catalunya. Podeu enviar-nos les informacions i us ajudarem a fer-les arribar a dins i a fora de Lluïsos.

Cartelleres del Districte:
Cada dilluns es fa una penjada de cartells a les API que té a Gràcia el Districte. Si els hi fem arribar dos cartells abans del divendres els poden penjar en aquestes cartelleres.

DIRECTORI EMAIL SECCIONS
A Lluïsos tenim el domini lluisosdegracia.cat i des de secretaria es gestionen les altes, baixes, canvis de contrasenyes, etc. dels mails corporatius. Actualment cada secció disposa d’un mail genèric que gestiona la pròpia secció. Si necessiteu resoldre alguna incidència o canvi de contrasenya us heu d’adreçar a secretaria.

★ És important que totes les seccions fem servir el domini de Lluïsos (@lluisosdegracia.cat) ja que d’aquesta manera consolidem l’entitat i mantenim coherència comunicativa. Si necessiteu crear qualsevol correu electrònic per un acte, aniversari o efemèride o per alguna àrea (per exemple: tecnicbasquet@, 80aniversarigmm@), us el podem crear des de secretaria de forma ràpida i el podreu gestionar com si fos un gmail o redirigir-lo.

Molt important que quan feu enviaments de mails a les famílies oculteu sempre els destinataris i utilitzeu l’opció CCo (correu ocult).

L’abril del 2016, el Parlament europeu va aprovar el nou Reglament sobre protecció de dades personals que va entrar en vigor el 25 de maig d’aquell mateix any amb l’objectiu d’unificar la legislació dels diferents països europeus respecte a aquesta qüestió. Després dels dos anys de moratòria establerts, la nova llei s’ha començat a aplicar de forma obligatòria a partir del 25 de maig del 2018.

Aquesta norma comporta diverses novetats que les entitats hauran de tenir en compte. Entre les més rellevants destaquen el fet que ja no caldrà inscriure els fitxers al Registre General de Protecció de dades, l’establiment de la figura del delegat o delegada de protecció de dades, i que les sancions per incompliment de la llei seran força quantioses. Especialment important és que la nova llei traspassa a les entitats la responsabilitat d’aplicar les mesures que siguin necessàries per a una correcta cura de les dades.

Actualment s’ha d’obtenir el consentiment per al tractament de les dades, per a totes les finalitats (per separat). Trobareu a l’Annex la informació que heu de posar als formularis de contacte, webs, documents on demaneu correus electrònics o telèfons etc. per complir amb el reglament general europeu de protecció de dades.

Sabem que el tema és complex i estem a la vostra disposició per treballar tota la informació que necessiteu.

Us recordem que:

• qualsevol necessitat extra o diferent d’espais, cal que n’informeu – demaneu al Montxi, recepcio@lluisosdegracia.cat

• necessitats de manteniment i neteges, cal que us poseu en contacte amb en Xavier: xfernandez@lluisosdegracia.cat

• Per temes de comunicació, a la Laura: comunicacio@lluisosdegracia.cat

• Pels temes d’altes i baixes de socis i canvis en la facturació, a la Dolors: secretaria@lluisosdegracia.cat

• Comptabilitat: sol·licitud de bestretes, justificacions, etc.: Magda comptabilitat@lluisosdegracia.cat i gestió econòmica Santi sgarcia@lluisosdegracia.cat

• Necessitats d’ús del teatre, a la Clara: teatre@lluisosdegracia.cat

• A recepció:
– Montxi, tardes entre setmana: dmontfort@lluisosdegracia.cat
– Montse, els vespres entre setmana: mcanals@lluisosdegracia.cat
– Moha, dissabtes i diumenge tarda i vespre: mboufessace@lluisosdegracia.cat
– Xavier, dissabtes i diumenges matí: xfernandez@lluisosdegracia.cat
– Tenim un email general: recepcio@lluisosdegracia.cat

• I també, sempre a la vostra disposició:
– a gerència, la Marta: mbuch@lluisosdegracia.cat
– Tota la junta: junta@lluisosdegracia.cat
– Rafael Giménez, president: rgimenez@lluisosdegracia.cat
– Xavier Folch, Secretari: xfolch@lluisosdegracia.cat
– Arnau Roura, tresorer: aroura@lluisosdegracia.cat
– Anna Hortal, vocal: ahortal@lluisosdegracia.cat
– Susanna Armengol, vocal: sarmengol@lluisosdegracia.cat
– Txell Martin, vocal: mmartin@lluisosdegracia.cat
– Pau Martí, vocal pmarti@lluisosdegracia.cat
– Pau Solsona, vocal psolsona@lluisosdegracia.cat